Как упростить выборку данных из нескольких однотипных отчетов с помощью Excel. Запрос на выборку данных (формулы) в MS EXCEL Как сделать выборку в Excel по условию

При работе с таблицами Excel довольно часто приходится проводить отбор в них по определенному критерию или по нескольким условиям. В программе сделать это можно различными способами при помощи ряда инструментов. Давайте выясним, как произвести выборку в Экселе, используя разнообразные варианты.

Выборка данных состоит в процедуре отбора из общего массива тех результатов, которые удовлетворяют заданным условиям, с последующим выводом их на листе отдельным списком или в исходном диапазоне.

Способ 1: применение расширенного автофильтра

Наиболее простым способом произвести отбор является применение расширенного автофильтра. Рассмотрим, как это сделать на конкретном примере.

1. Выделяем область на листе, среди данных которой нужно произвести выборку. Во вкладке «Главная» щелкаем по кнопке «Сортировка и фильтр» . Она размещается в блоке настроек «Редактирование» . В открывшемся после этого списка выполняем щелчок по кнопке «Фильтр» .

   

   Есть возможность поступить и по-другому. Для этого после выделения области на листе перемещаемся во вкладку «Данные» . Щелкаем по кнопке «Фильтр» , которая размещена на ленте в группе «Сортировка и фильтр» .



2. После этого действия в шапке таблицы появляются пиктограммы для запуска фильтрования в виде перевернутых острием вниз небольших треугольников на правом краю ячеек. Кликаем по данному значку в заглавии того столбца, по которому желаем произвести выборку. В запустившемся меню переходим по пункту «Текстовые фильтры» . Далее выбираем позицию «Настраиваемый фильтр…» .



3. Активируется окно пользовательской фильтрации. В нем можно задать ограничение, по которому будет производиться отбор. В выпадающем списке для столбца содержащего ячейки числового формата, который мы используем для примера, можно выбрать одно из пяти видов условий:
   • равно;
   • не равно;
   • больше;
   • больше или равно;
   • меньше.

   Давайте в качестве примера зададим условие так, чтобы отобрать только значения, по которым сумма выручки превышает 10000 рублей. Устанавливаем переключатель в позицию «Больше» . В правое поле вписываем значение «10000» . Чтобы произвести выполнение действия, щелкаем по кнопке «OK» .



4. Как видим, после фильтрации остались только строчки, в которых сумма выручки превышает 10000 рублей.



5. Но в этом же столбце мы можем добавить и второе условие. Для этого опять возвращаемся в окно пользовательской фильтрации. Как видим, в его нижней части есть ещё один переключатель условия и соответствующее ему поле для ввода. Давайте установим теперь верхнюю границу отбора в 15000 рублей. Для этого выставляем переключатель в позицию «Меньше» , а в поле справа вписываем значение «15000» .

   Кроме того, существует ещё переключатель условий. У него два положения «И» и «ИЛИ» . По умолчанию он установлен в первом положении. Это означает, что в выборке останутся только строчки, которые удовлетворяют обоим ограничениям. Если он будет выставлен в положение «ИЛИ» , то тогда останутся значения, которые подходят под любое из двух условий. В нашем случае нужно выставить переключатель в положение «И» , то есть, оставить данную настройку по умолчанию. После того, как все значения введены, щелкаем по кнопке «OK» .



6. Теперь в таблице остались только строчки, в которых сумма выручки не меньше 10000 рублей, но не превышает 15000 рублей.



7. Аналогично можно настраивать фильтры и в других столбцах. При этом имеется возможность сохранять также фильтрацию и по предыдущим условиям, которые были заданы в колонках. Итак, посмотрим, как производится отбор с помощью фильтра для ячеек в формате даты. Кликаем по значку фильтрации в соответствующем столбце. Последовательно кликаем по пунктам списка «Фильтр по дате» и «Настраиваемый фильтр» .



8. Снова запускается окно пользовательского автофильтра. Выполним отбор результатов в таблице с 4 по 6 мая 2016 года включительно. В переключателе выбора условий, как видим, ещё больше вариантов, чем для числового формата. Выбираем позицию «После или равно» . В поле справа устанавливаем значение «04.05.2016» . В нижнем блоке устанавливаем переключатель в позицию «До или равно» . В правом поле вписываем значение «06.05.2016» . Переключатель совместимости условий оставляем в положении по умолчанию – «И» . Для того, чтобы применить фильтрацию в действии, жмем на кнопку «OK» .



9. Как видим, наш список ещё больше сократился. Теперь в нем оставлены только строчки, в которых сумма выручки варьируется от 10000 до 15000 рублей за период с 04.05 по 06.05.2016 включительно.



10. Мы можем сбросить фильтрацию в одном из столбцов. Сделаем это для значений выручки. Кликаем по значку автофильтра в соответствующем столбце. В выпадающем списке щелкаем по пункту «Удалить фильтр» .



11. Как видим, после этих действий, выборка по сумме выручки будет отключена, а останется только отбор по датам (с 04.05.2016 по 06.05.2016).



12. В данной таблице имеется ещё одна колонка – «Наименование» . В ней содержатся данные в текстовом формате. Посмотрим, как сформировать выборку с помощью фильтрации по этим значениям.

    Кликаем по значку фильтра в наименовании столбца. Последовательно переходим по наименованиям списка «Текстовые фильтры» и «Настраиваемый фильтр…» .



13. Опять открывается окно пользовательского автофильтра. Давайте сделаем выборку по наименованиям «Картофель» и «Мясо» . В первом блоке переключатель условий устанавливаем в позицию «Равно» . В поле справа от него вписываем слово «Картофель» . Переключатель нижнего блока так же ставим в позицию «Равно» . В поле напротив него делаем запись – «Мясо» . И вот далее мы выполняем то, чего ранее не делали: устанавливаем переключатель совместимости условий в позицию «ИЛИ» . Теперь строчка, содержащая любое из указанных условий, будет выводиться на экран. Щелкаем по кнопке «OK» .



14. Как видим, в новой выборке существуют ограничения по дате (с 04.05.2016 по 06.05.2016) и по наименованию (картофель и мясо). По сумме выручки ограничений нет.



15. Полностью удалить фильтр можно теми же способами, которые использовались для его установки. Причем неважно, какой именно способ применялся. Для сброса фильтрации, находясь во вкладке «Данные» щелкаем по кнопке «Фильтр» , которая размещена в группе «Сортировка и фильтр» .

    

    Второй вариант предполагает переход во вкладку «Главная» . Там выполняем щелчок на ленте по кнопке «Сортировка и фильтр» в блоке «Редактирование» . В активировавшемся списке нажимаем на кнопку «Фильтр» .

При использовании любого из двух вышеуказанных методов фильтрация будет удалена, а результаты выборки – очищены. То есть, в таблице будет показан весь массив данных, которыми она располагает.

Способ 2: применение формулы массива

Сделать отбор можно также применив сложную формулу массива. В отличие от предыдущего варианта, данный метод предусматривает вывод результата в отдельную таблицу.

1. На том же листе создаем пустую таблицу с такими же наименованиями столбцов в шапке, что и у исходника.



2. Выделяем все пустые ячейки первой колонки новой таблицы. Устанавливаем курсор в строку формул. Как раз сюда будет заноситься формула, производящая выборку по указанным критериям. Отберем строчки, сумма выручки в которых превышает 15000 рублей. В нашем конкретном примере, вводимая формула будет выглядеть следующим образом:

   ИНДЕКС(A2:A29;НАИМЕНЬШИЙ(ЕСЛИ(15000<=C2:C29;СТРОКА(C2:C29);"");СТРОКА()-СТРОКА($C$1))-СТРОКА($C$1))

   Естественно, в каждом конкретном случае адрес ячеек и диапазонов будет свой. На данном примере можно сопоставить формулу с координатами на иллюстрации и приспособить её для своих нужд.



3. Так как это формула массива, то для того, чтобы применить её в действии, нужно нажимать не кнопку Enter , а сочетание клавиш Ctrl+Shift+Enter . Делаем это.



4. Выделив второй столбец с датами и установив курсор в строку формул, вводим следующее выражение:

   ИНДЕКС(B2:B29;НАИМЕНЬШИЙ(ЕСЛИ(15000<=C2:C29;СТРОКА(C2:C29);"");СТРОКА()-СТРОКА($C$1))-СТРОКА($C$1))

   Жмем сочетание клавиш Ctrl+Shift+Enter .



5. Аналогичным образом в столбец с выручкой вписываем формулу следующего содержания:

   ИНДЕКС(C2:C29;НАИМЕНЬШИЙ(ЕСЛИ(15000<=C2:C29;СТРОКА(C2:C29);"");СТРОКА()-СТРОКА($C$1))-СТРОКА($C$1))

   Опять набираем сочетание клавиш Ctrl+Shift+Enter .

   Во всех трех случаях меняется только первое значение координат, а в остальном формулы полностью идентичны.



6. Как видим, таблица заполнена данными, но внешний вид её не совсем привлекателен, к тому же, значения даты заполнены в ней некорректно. Нужно исправить эти недостатки. Некорректность даты связана с тем, что формат ячеек соответствующего столбца общий, а нам нужно установить формат даты. Выделяем весь столбец, включая ячейки с ошибками, и кликаем по выделению правой кнопкой мыши. В появившемся списке переходим по пункту «Формат ячейки…» .



7. В открывшемся окне форматирования открываем вкладку «Число» . В блоке «Числовые форматы» выделяем значение «Дата» . В правой части окна можно выбрать желаемый тип отображения даты. После того, как настройки выставлены, жмем на кнопку «OK» .



8. Теперь дата отображается корректно. Но, как видим, вся нижняя часть таблицы заполнена ячейками, которые содержат ошибочное значение «#ЧИСЛО!» . По сути, это те ячейки, данных из выборки для которых не хватило. Более привлекательно было бы, если бы они отображались вообще пустыми. Для этих целей воспользуемся условным форматированием. Выделяем все ячейки таблицы, кроме шапки. Находясь во вкладке «Главная» кликаем по кнопке «Условное форматирование» , которая находится в блоке инструментов «Стили» . В появившемся списке выбираем пункт «Создать правило…» .



9. В открывшемся окне выбираем тип правила «Форматировать только ячейки, которые содержат» . В первом поле под надписью «Форматировать только ячейки, для которых выполняется следующее условие» выбираем позицию «Ошибки» . Далее жмем по кнопке «Формат…» .



10. В запустившемся окне форматирования переходим во вкладку «Шрифт» и в соответствующем поле выбираем белый цвет. После этих действий щелкаем по кнопке «OK» .



11. На кнопку с точно таким же названием жмем после возвращения в окно создания условий.

Теперь у нас имеется готовая выборка по указанному ограничению в отдельной надлежащим образом оформленной таблице.

Способ 3: выборка по нескольким условиям с помощью формулы

Так же, как и при использовании фильтра, с помощью формулы можно осуществлять выборку по нескольким условиям. Для примера возьмем всю ту же исходную таблицу, а также пустую таблицу, где будут выводиться результаты, с уже выполненным числовым и условным форматированием. Установим первым ограничением нижнюю границу отбора по выручке в 15000 рублей, а вторым условием верхнюю границу в 20000 рублей.

Способ 4: случайная выборка

В Экселе с помощью специальной формулы СЛЧИС можно также применять случайный отбор. Его требуется производить в некоторых случаях при работе с большим объемом данных, когда нужно представить общую картину без комплексного анализа всех данных массива.

Как видим, выборку в таблице Excel можно произвести, как с помощью автофильтра, так и применив специальные формулы. В первом случае результат будет выводиться в исходную таблицу, а во втором – в отдельную область. Имеется возможность производить отбор, как по одному условию, так и по нескольким. Кроме того, можно осуществлять случайную выборку, использовав функцию СЛЧИС .

Первый способ: Применение расширенного автофильтра

На листе Excel необходимо выделить область, среди данных, которых и нужно осуществить выборку. Во вкладке «Главная» нажимаете «Сортировка и фильтр» (находится в блоке настроек «Редактирование»). Далее нажимаете на фильтр.

Можно сделать иначе, после выделения области переходите во вкладку «Данные» и нажимаете на «Фильтр», размещенной в группе «Сортировка и фильтр».

Когда эти действия выполнены, в шапке таблицы должны появиться пиктограммы для запуска фильтрования. Они будут отображены острием вниз небольшими треугольниками в правом крае ячеек. Нажимаете на этот значок в начале того столбца, по которому и собираетесь сделать выборку. Запуститься меню, в нем переходите в «Текстовые фильтры» и выбираете «Настраиваемый фильтр…».

Теперь должно активироваться окно пользовательской фильтрации. В нем задаете ограничение, по которому и будет осуществляться отбор. Можно выбрать одно из пяти предложенных видов условий: равно, не равно, больше, больше или равно, меньше.

После фильтрации остаются только те строчки, в которых сумма выручки превышает значение 10000 (как пример).

В этом же столбце есть возможность добавить и второе условие. Нужно снова вернуться в окно пользовательской фильтрации, а в его нижней части установить другую границу отбора. Переключатель выставляете в позицию «Меньше», а в поле справа вписываете «15000».

В таблице останутся только те строки, в которых сумма выручки не меньше 10000, но и не больше 15000.

В других столбцах выборка настраивается по аналогии. В нужном столбце нажимаете по значку фильтрации, а дальше последовательно кликаете по пунктам списка «Фильтр по дате» и «Настраиваемый фильтр».

Должно запуститься окно пользовательского автофильтра. Выполните, к примеру, отбор результатов в таблице с 4 по 6 мая 2016 года включительно. Нажимаете «После или равно», а в поле справа выставляете значение «04.05.2016». В нижнем блоке переключатель ставите в позицию «До или равно», а в правом поле вносите «06.05.2016». Переключатель совместимости условий оставляете в положении по умолчанию, то есть «И». Для применения фильтрации кликаете на ОК.

Список теперь должен сократиться еще больше, потому что останутся только строки, в которых сумма выручки варьируется от 10000 до 15000 и это за период с 04.05 по 06.05.2016 включительно.

В одном из столбцов при желании можно сбросить фильтрацию. К примеру, можно сделать это для значений выручки. Нажимаете на значок автофильтра в соответствующем столбце. Выбираете «Удалить фильтр».

Выборка по сумме выручки отключится и останется только отбор по датам (с 04.05.2016 по 06.05.2016).

В таблице есть и еще одна колонка под названием «Наименование». В ней расположенные данные в текстовом формате. По этим значениям тоже можно сформировать выборку. В наименовании столбца нажмите на значок фильтра. Переходите на «Текстовые фильтры», а затем «Настраиваемый фильтр…».

Снова откроется окно пользовательского фильтра, в котором можно сделать выборку, к примеру, по наименованиям «Мясо» и «Картофель». В первом блоке нужно установить переключатель в позиции «Равно» а в поле справа от него внести «Картофель». Переключатель нижнего блока поставить в позицию «Равно», а в поле напротив – «Мясо». Теперь следует установить переключатель совместимости условий в позиции «ИЛИ». Нажимаете ОК.

В новой выборке выставлены ограничения по дате (с 04.05.2016 по 06.05.2016) и по наименованию (Мясо и Картофель). Ограничений нет только по сумме выручки.

Можно фильтр удалить полностью и делается это теми же способами, которые применялись для его выставления. Для того чтобы сбросить фильтрацию во вкладке «Данные» нажмите на «Фильтр» в группе «Сортировка и фильтр».

Во втором варианте можно перейти во вкладку «Главная» и нажать там на «Сортировка и фильтр» в «Редактирование». Далее кликаете на «Фильтр».

Если использовать любой из указанных методов, то таблица удалится, а результаты выборки очистятся. То есть таблица будет отображать все ранее внесенные в нее данные.

Второй способ: Применение формулы массива

На том же листе Excel создаете пустую таблицу с теми же наименованиями столбцов в шапке, которые имеются у исходника.

Все пустые ячейки необходимо выделить в первой колонке новой таблицы. В строку формул устанавливаете курсор, чтобы занести формулу - =ИНДЕКС(A2:A29;НАИМЕНЬШИЙ(ЕСЛИ(15000

Для применения формулы нужно нажать на клавиши Ctrl+Shift+Enter.

Выделяете второй столбец с датами и ставите курсор в строку формул, чтобы занести - =ИНДЕКС(B2:B29;НАИМЕНЬШИЙ(ЕСЛИ(15000

Таким же способ в столбец с выручкой вносите такую формулу - =ИНДЕКС(C2:C29;НАИМЕНЬШИЙ(ЕСЛИ(15000

Откроется окно форматирования, в котором нужно выбрать вкладку «Число». В «Числовые форматы» выбираете «Дата». В правой части окна при желании можно выбрать тип отображаемой даты, а когда все настройки будут внесены, то кликнуть на ОК.

Теперь все будет красиво, и дата отобразится корректно. Если в ячейках отображается значение «#ЧИСЛО!», то нужно применить условное форматирование. Все ячейки таблицы следует выделить (кроме шапки) и, находясь во вкладке «Главная» нажать на «Условное форматирование» (в блоке инструментов «Стили»). Появится список, в котором следует выбрать «Создать правило…».

Выбираете правила «Форматировать только ячейки, которые содержат», а в первом поле, находящемся под строкой «Форматировать только ячейки, для которых выполняется следующее условие» выбрать «Ошибки» и нажать «Формат…».

Запустится окно форматирования, в котором переходите на «Шрифт» и выбираете белый цвет. Кликаете на ОК.

Перед вами появится, готовая выборка по указанному ограничению, и будет это все в отдельной таблице.

Третий способ: Выборка по нескольким условиям с помощью формулы

В отдельном столбце следует внести граничные условия для выборки.

По очереди выделяете пустые столбцы новой таблицы, чтобы внести в них необходимые три формулы. В первый столбец вносите - =ИНДЕКС(A2:A29;НАИМЕНЬШИЙ(ЕСЛИ(($D$2=C2:C29);СТРОКА(C2:C29);"");СТРОКА(C2:C29)-СТРОКА($C$1))-СТРОКА($C$1)). Далее в колонки вбиваете такие же формулы, только изменяете координаты после наименования оператора ИНДЕКС на те, которые нужны и соответствуют определенным столбцам. Все по аналогии с предыдущим способом. Каждый раз после того как делаете ввод, не забывайте нажимать сочетание клавиш Ctrl+Shift+Enter.

Если нужно будет поменять границы выборки, то можно просто в колонке условий изменить граничные числа и тогда результат отбора будет автоматически изменен.

Четвертый способ: Случайная выборка

С левой стороны от таблицы нужно пропустить один столбец, а в ячейке следующего внести формулу - =СЛЧИС(), чтобы вывести на экран случайное число. Для ее активации нажимаете ENTER.

Если нужно сделать целый столбец случайных чисел, тогда устанавливаете курсор в нижний правый угол ячейки с содержащейся формулой. Должен появиться маркер заполнения, который следует протянуть вниз с помощью зажатия левой кнопки мыши. Делается это параллельно таблице с данными и до конца.

Диапазон ячеек будет содержать в себе формулу СЛЧИС, но работать с чистыми значениями не нужно. Копируете в пустой столбец справа и выделяете диапазон ячеек со случайными числами. Во вкладке «Главная» нажимаете на «Копировать».

Выделяете пустой столбец и нажимаете правой кнопкой мыши, чтобы вызвать контекстное меню. В группе инструментов «Параметры вставки» выбираете «Значения» (изображен в виде пиктограммы с цифрами).

Во вкладке «Главная» нажимаете на «Сортировка и фильтр», а затем «Настраиваемая сортировка».

Рядом с параметром «Мои данные содержат заголовки» ставите галочку. В строке «Сортировать по» указываете название того столбца, в котором находятся скопированные значения случайных чисел. В строке «Сортировка» настройки остаются по умолчанию. В строке «Порядок» выбираете параметр «По возрастанию» или «По убыванию». Кликаете на ОК.

Значения таблицы должны выстроиться в порядке возрастания или убывания случайных чисел. Любое количество первых строчек из таблицы можно взять и считать их результатом случайной выборки.

Макрос представляет собой последовательность действий, которая записана и сохранена для дальнейшего использования. Сохраненный макрос можно воспроизвести по специальной команде. Другими словами, вы можете записать свои действия в макросе, сохранить его, а затем разрешить другим пользователям воспроизводить сохраненные в макросе действия простым нажатием клавиши. Это особенно удобно при распространении отчетов сводных таблиц.

Предположим, вы хотите предоставить своим клиентам возможность группировать отчеты сводных таблиц по месяцам, кварталам и годам. Технически процесс группирования может выполнить любой пользователь, но некоторые из ваших клиентов не сочтут нужным разбираться в этом. В подобном случае можно записать один макрос группирования по месяцам, другой - по кварталам и третий - по годам. Затем создайте три кнопки - по одной на каждый макрос. Тогда вашим клиентам, не имеющим опыта работы со сводными таблицами, потребуется лишь щелкнуть на кнопке, чтобы должным образом сгруппировать отчет сводной таблицы.

Главное преимущество использования макросов в отчетах сводных таблиц состоит в предоставлении клиентам возможности быстро выполнять в сводных таблицах такие операции, которые они не могут выполнить в обычной ситуации. Благодаря этому существенно повышается эффективность анализа предоставляемых данных.

Скачать заметку в формате или , скачать с примерами (внутри файл Excel с макросами; политика провайдера не позволяет напрямую загрузить файл такого формата на сайт).

Запись макроса

Взгляните на сводную таблицу, показанную на рис. 1. Можно обновить эту сводную таблицу, щелкнув внутри нее правой кнопкой мыши и выбрав команду Обновить . Если во время обновления сводной таблицы вы записывали действия в виде макроса, то вы или любой другой пользователь сможете воспроизвести эти действия и обновить сводную таблицу в результате запуска макроса.

Рис. 1. Запись действий во время обновления этой сводной таблицы позволит в дальнейшем обновлять данные в результате запуска макроса

Первый этап в записи макроса - это вызов диалогового окна Запись макроса . Перейдите на вкладку Разработчик ленты и щелкните на кнопке Запись макроса . (Если вы не можете отыскать на ленте вкладку Разработчик , выберите вкладку Файл , и щелкните на кнопке Параметры . В появившемся диалоговом окне Параметры Excel выберите категорию Настройка ленты и в расположенном справа списке установите флажок Разработчик . В результате на ленте появится вкладка Разработчик .) Альтернативный способ начать записывать макрос – щелкнуть на кнопке (рис. 2).

В диалоговом окне Запись макроса введите следующую информацию о макросе (рис. 3):

Имя макроса . Имя должно описывать действия, выполняемые макросом. Имя должно начинаться с буквы или знака подчеркивания; не должно содержать пробел и другие недопустимые знаки; не должно совпадать со встроенным именем Excel или именем другого объекта в книге.

Сочетание клавиш . В это поле можно ввести любую букву. Она станет частью комбинации клавиш, которая будет использоваться для воспроизведения макроса. Комбинацию клавиш задавать необязательно. По умолчанию в качестве начала комбинации предлагается только Ctrl. Если вы хотите, чтобы комбинация включала также Shift, набирайте букву в окне удерживая нажатой клавишу Shift

Сохранить в . Здесь указывается место хранения макроса. Если вы собираетесь распространять отчет сводной таблицы среди других пользователей, выберите параметр Эта книга . Excelтакже позволяет сохранить макрос в Новой книге или в Личной книге макросов .

Описание . В это поле вводится описание создаваемого макроса.

Рис. 3. Настройка окна Запись макроса

Поскольку макрос обновляет сводную таблицу, выберите имя ОбновлениеДанных . Можно также назначить макросу комбинацию клавиш Ctrl+Shift+Q. Помните, что после создания макроса вы будете использовать эту комбинацию клавиш для его запуска. В качестве места хранения макроса выберите параметр Эта книга и щелкните ОК .

После щелчка в диалоговом окне Запись макроса на кнопке ОК начинается запись макроса. На этом этапе все выполняемые вами действия в Excel будут регистрироваться.

Щелкните правой кнопкой мыши в области сводной таблицы и выберите команду Обновить (как на рис. 1, но уже в режиме записи макроса). После обновления сводной таблицы можно остановить процесс записи макроса с помощью кнопки Остановить запись вкладки Разработчик . Или повторно щелкните на кнопке, изображенной на рис. 2.

Итак, вы только что записали свой первый макрос. Теперь можете выполнить макрос с помощью комбинации клавиш Ctrl+Shift+Q.

Предупреждение о безопасности макросов. Следует отметить, что в случае записи макросов пользователем они будут выполняться без каких-либо ограничений со стороны подсистемы безопасности. Тем не менее при распространении рабочей книги, содержащей макросы, необходимо предоставить другим пользователям возможность удостовериться, что никакого риска в открытии рабочих файлов нет, а выполнение макросов не приведет к заражению системы вирусами. В частности, вы сразу же заметите, что файл примера, используемый в этой главе, не будет полноценно функционировать, если специально не разрешить Excel выполнять в нем макросы.

Самый простой способ обеспечить безопасность макросов - создать надежное расположение - папку, в которую будут помещаться только «надежные» рабочие книги, не содержащие вирусов. Надежное расположение позволяет вам и вашим клиентам выполнять макросы в рабочих книгах без каких-либо ограничений со стороны подсистемы безопасности (такое поведение сохраняется до тех пор, пока рабочие книги находятся в доверительной папке).

Чтобы настроить надежное расположение, выполните следующие действия.

Выберите вкладку ленты Разработчик и щелкните на кнопке Безопасность макросов . На экране появится диалоговое окно Центр управления безопасностью .

Щелкните на кнопке Добавить новое расположение .

Щелкните на кнопке Обзор , чтобы указать папку для рабочих файлов, которым вы доверяете.

После указания надежного расположения для всех находящихся в нем рабочих книг будут по умолчанию выполняться произвольные макросы.

В Excel 2013 модель обеспечения безопасности была усовершенствована. Теперь файлы рабочих книг, которым ранее было «оказано доверие», запоминаются, т.е. после открытия книги Excel и щелчка на кнопке Включить содержимое Excel запоминает это состояние. В результате эта книга попадает в разряд доверенных, и лишние вопросы при ее последующем открытии не задаются.

Создание пользовательского интерфейса с помощью элементов управления формы

Запуск макроса с помощью комбинации клавиш Ctrl+Shift+Q поможет в том случае, когда в отчете сводной таблицы имеется лишь один макрос. (К тому же пользователи должны знать эту комбинацию.) Но предположим, что вы хотите предоставить своим клиентам несколько макросов, выполняющих разные действия. В таком случае нужно обеспечить клиентов понятным и простым способом запуска каждого макроса, не прибегая к запоминанию комбинаций клавиш. Идеальное решение - это простой пользовательский интерфейс в виде набора таких элементов управления, как кнопки, полосы прокрутки и другие средства, позволяющие выполнять макросы щелчками мышью.

Excel предлагает в ваше распоряжение набор инструментов, предназначенных для создания пользовательского интерфейса непосредственно в электронной таблице. Эти инструменты называются элементами управления формы. Основная идея заключается в том, что можно поместить элемент управления формы в электронную таблицу и назначить ему макрос, который был записан ранее. После назначения элементу управления макрос будет запускаться щелчком на этом элементе.

Элементы управления формы можно найти в группе Элементы управления формы вкладки ленты Разработчик . Чтобы открыть палитру элементов управления, щелкните в этой группе на кнопке Вставить (рис. 4).

Рис. 4. Элемент управления формы Кнопка

Обратите внимание: кроме элементов управления формы, на палитре также присутствуют Элементы ActiveX . Хоть они и похожи, программно это совершенно разные объекты. Элементы управления формы со своими ограниченными возможностями и простыми настройками специально разрабатывались для размещения на рабочих листах. В то же время Элементы ActiveX применяются преимущественно в пользовательских формах. Возьмите за правило размещать на рабочих листах исключительно элементы управления формы.

Следует выбрать элементы управления, которые лучше всего подходят для решения поставленной задачи. В рассматриваемом примере клиентам необходимо предоставить возможность обновления сводной таблицы щелчком на кнопке. Щелкните на элементе управления Кнопка , переместите указатель мыши в то место рабочего листа, где должна располагаться кнопка, и щелкните мышью.

После того как вы поместите кнопку в таблицу, откроется диалоговое окно Назначить макрос объекту (рис. 5). Выберите требуемый макрос (в нашем случае - ОбновлениеДанных , записанный ранее) и щелкните на кнопке ОК .

Рис. 5. Выберите макрос, который нужно присвоить кнопке, и щелкните на кнопке ОК . В данном случае следует применять макрос ОбновлениеДанных

После помещения всех необходимых элементов управления в отчет сводной таблицы можно отформатировать таблицу для создания базового интерфейса. На рис. 6 показан отчет сводной таблицы после форматирования.

Изменение записанного макроса

В результате записи макроса программа Excel создает модуль, который хранит выполненные вами действия. Все записанные действия представляются строками VBA-кода, из которых состоит макрос. Можно добавлять в отчеты сводной таблицы различные функциональные возможности, настраивая VBA-код для получения требуемых результатов. Чтобы было легче понять, как все это работает, создадим новый макрос, выводящий пять первых записей о клиентах. Перейдите на вкладку Разработчик и щелкните на кнопке Запись макроса . Откроется диалоговое окно, показанное на рис. 7. Назовите создаваемый макрос Первые Nзаказчиков и укажите место сохранения Эта книга . Щелкните ОК , чтобы начать запись макроса.

После того как начнете запись, щелкните на стрелке рядом с полем Имя заказчика , выберите Фильтр по значению и опцию Первые 10 (рис. 8а). В появившемся диалоговом окне задайте настройки, как показано на рис. 8б. Эти настройки указывают вывести данные пяти клиентов, лучших по объемам продаж. Щелкните ОК .

Рис. 8. Выберите фильтр (а) и настройте параметры (б), чтобы отобразить пятерку лучших клиентов по продажам

После успешной записи всех действий, требуемых для извлечения пятерки лучших клиентов по продажам, перейдите на вкладку Разработчик и щелкните на кнопке Остановить запись .

Теперь у вас имеется макрос, который будет фильтровать сводную таблицу для извлечения пятерки лучших клиентов по продажам. Необходимо сделать так, чтобы макрос реагировал на состояние полосы прокрутки, т.е. с помощью полосы прокрутки нужно иметь возможность указывать макросу количество клиентов, данные которых будут отображаться в отчете сводной таблицы. Таким образом, с помощью полосы прокрутки пользователь сможет извлекать пять лучших, восемь лучших или тридцать два лучших клиента по своему усмотрению.

Чтобы добавить в электронную таблицу полосу прокрутки, перейдите на вкладку Разработчик , щелкните на кнопке Вставить , выберите на палитре элемент управления Полоса прокрутки и расположите его на рабочем листе. Щелкните правой кнопкой мыши на элементе управления Полоса прокрутки Формат объекта . Откроется диалоговое окно Формат элемента управления (рис. 9). В нем внесите следующие изменения в настройки: параметру Минимальное значение присвойте значение 1, параметру Максимальное значение - значение 200, а в поле Связь с ячейкой введите значение $М$2, чтобы в ячейке М2 отображалось значение полосы прокрутки. Щелкните на кнопке ОК , чтобы применить указанные ранее настройки.

Теперь нужно сопоставить недавно записанный макрос Первые Nзаказчиков с элементом управления Полоса прокрутки , находящимся на рабочем листе. Щелкните правой кнопкой мыши на элементе управления Полоса прокрутки и в контекстном меню выберите команду Назначить макрос , чтобы открыть диалоговое окно назначения макроса. Назначьте полосе прокрутки записанный макрос ПервыеNзаказчиков . Макрос будет выполняться каждый раз после щелчка на полосе прокрутки. Протестируйте созданную полосу прокрутки. После щелчка на полосе запустится макрос ПервыеNзаказчиков и изменится число в ячейке М2 для отображения состояния полосы прокрутки. Число в ячейке М2 играет важную роль, поскольку оно используется для привязки макроса к полосе прокрутки.

Единственное, что осталось сделать, - это заставить макрос обрабатывать число в ячейке М2, связывая ее с полосой прокрутки. Для этого нужно перейти к VBA-коду макроса. Для этого перейдите на вкладку Разработчик и щелкнуть на кнопке Макросы . Откроется диалоговое окно Макрос (рис. 10). В нем можно запускать, удалять и редактировать выбранный макрос. Чтобы отобразить VBA-код макроса на экране, выберите макрос и щелкните на кнопке Изменить .

Рис. 10. Чтобы получить доступ к VBA-коду макроса Первые Nзаказчиков , выберите макрос и щелкните на кнопке Изменить

На экране появится окно редактора Visual Basic с VBA-кодом макроса (рис. 11). Ваша цель заключается в том, чтобы заменить жестко заданное в коде число 5, устанавливаемое во время записи макроса, значением в ячейке М2, которое привязано к полосе прокрутки. Изначально был записан макрос, предназначенный для отображения первых пяти заказчиков, имеющих наибольший доход.

Удалите из кода число 5 и введите вместо него следующее выражение:

ActiveSheet.Range(" М2 ").Value

Добавьте в начало макроса две строки для очистки фильтров:

Range(" A4 ").Select
ActiveSheet.PivotTables(" PivotTable1 ").PivotFields(" Имя заказчика ").ClearAllFilters

Теперь код макроса должен выглядеть так, как показано на рис. 12.

Закройте редактор Visual Basic и вернитесь к отчету сводной таблицы. Протестируйте полосу прокрутки, перетащив ползунок до значения 11. Макрос должен запуститься и отфильтровать 11 записей о лучших клиентах по продажам.

Синхронизация двух сводных таблиц с помощью одного раскрывающегося списка

Отчет, показанный на рис. 13, содержит две сводные таблицы. Каждая из них имеет поле страниц, позволяющее выбирать рынок сбыта. Проблема в том, что каждый раз при выборе рынка в поле страниц одной сводной таблицы вам приходится выбирать тот же рынок в поле страниц другой сводной таблицы. Синхронизация фильтров двух таблиц на этапе анализа данных не представляет большой проблемы, но существует вероятность, что вы или ваши клиенты все же забудут ее выполнить.

Рис. 13. Две сводные таблицы содержат поля страниц, которые выполняют фильтрацию данных по рынкам. Для анализа данных отдельного рынка нужно синхронизировать обе сводные таблицы

Один из способов синхронизации этих сводных таблиц состоит в использовании раскрывающегося списка. Идея заключается в записи макроса, который выбирает нужный рынок из поля Рынок сбыта в обеих таблицах. Затем нужно создать раскрывающийся список и заполнить его названиями рынков сбыта из двух сводных таблиц. И наконец, записанный макрос необходимо изменить для фильтрации обеих сводных таблиц, используя значения из раскрывающегося списка. Для решения этой задачи нужно выполнить следующие действия.

1. Создайте новый макрос и присвойте ему имя SynchMarkets . Когда начнется запись, выберите в поле Рынок сбыта обеих сводных таблиц рынок сбыта Калифорния и остановите запись макроса.

2. Отобразите на экране палитру элементов управления формы и добавьте на рабочий лист раскрывающийся список.

3. Создайте жестко заданный список всех рынков сводной таблицы. Обратите внимание на то, что первым элементом списка указывается значение (Все). Следует включить этот элемент, если хотите иметь возможность выбирать в раскрывающемся списке все рынки.

4. На этом этапе отчет сводной таблицы должен выглядеть так, как показано на рис. 14.

Рис. 14. В вашем распоряжении есть все требуемые средства: макрос, изменяющий поле Рынок сбыта обеих сводных таблиц, раскрывающийся список и список всех рынков сбыта, содержащихся в сводной таблице

5. Щелкните правой кнопкой мыши на раскрывающемся списке и в контекстном меню выберите команду Формат объекта , чтобы выполнить настройку элемента управления.

6. Вначале задайте исходный диапазон значений, используемый для заполнения раскрывающегося списка, как показано на рис. 15. В данном случае речь идет о списке рынков сбыта, созданном вами в п. 3. Затем укажите ячейку, отображающую порядковый номер выбранного элемента (в данном примере таковой является ячейка Н1). Параметр Количество строк списка определяет, сколько строк будет одновременно отражаться в ниспадающем списке. Щелкните на кнопке ОК .

Рис. 15. Настройки раскрывающегося списка должны указывать на список рынков сбыта как на исходный диапазон значений, а в качестве точки привязки - определять ячейку Н1

7. Теперь у вас появилась возможность выбирать в раскрывающемся списке рынок сбыта, а также определять связанный с ним порядковый номер в ячейке Н1 (рис. 16). Возникает вопрос: зачем вместо реального имени рынка используется его индексное значение? Потому что раскрывающийся список возвращает не имя, а номер. Например, при выборе в раскрывающемся списке имени Калифорния в ячейке Н1 появляется значение 5. Это означает, что Калифорния является пятым элементом списка.

Рис. 16. Раскрывающийся список теперь заполняется названиями рынков, и в ячейке Н1 выводится порядковый номер выбранного рынка

8. Чтобы использовать порядковый номер вместо имени рынка, вам следует передать его с помощью функции ИНДЕКС.

9. Введите функцию ИНДЕКС, которая преобразует порядковый номер из ячейки Н1 в понятное значение.

10. Функция ИНДЕКС принимает два аргумента. Первый аргумент представляет диапазон значений списка. В большинстве случаев вы будете использовать тот же диапазон, которым заполняется раскрывающееся меню. Второй аргумент - это порядковый номер. Если порядковый номер вводится в ячейке (например, в ячейке Н1, как на рис. 17), то можете просто сослаться на эту ячейку.

Рис. 17. Функция ИНДЕКС в ячейке I1 преобразует порядковый номер, хранящийся в ячейке Н1, в значение. Вы будете использовать значение в ячейке I1 для изменения макроса

11. Отредактируйте макрос SynchMarkets , используя значение в ячейке I1 вместо жестко заданного значения. Перейдите на вкладку Разработчик и щелкните на кнопке Макросы . На экране появится диалоговое окно, показанное на рис. 18. Выберите в нем макрос SynchMarkets и щелкните на кнопке Изменить.

Рис. 18. Чтобы получить доступ к VBA-коду макроса, выберите макрос SynchMarkets и щелкните Изменить

12. При записи макроса вы выбрали в обеих сводных таблицах рынок сбыта Калифорния из поля Рынок сбыта . Как видно из рис. 19, рынок Калифорния теперь жестко задан в VBA-коде макроса.

13. Замените значение " Калифорния " выражением Activesheet.Range(" I1 ").Value, которое ссылается на значение в ячейке I1. На этом этапе код макроса должен выглядеть так, как показано на рис. 20. После изменения макроса закройте редактор Visual Basic и вернитесь к электронной таблице.

Рис. 20. Замените значение " Калифорния " выражением ActiveSheet.Range(" I1 ").Value и закройте редактор Visual Basic

14. Осталось только обеспечить выполнение макроса при выборе рынка сбыта в раскрывающемся списке. Щелкните правой кнопкой мыши на раскрывающемся списке и выберите параметр Назначить макрос . Выберите макрос SynchMarket и щелкните на кнопке ОК .

15. Скройте строки и столбцы с полями страниц в сводных таблицах, а также созданный вами список рынков и формулы индекса.

На рис. 21 показан окончательный результат. Вы получили пользовательский интерфейс, позволяющий клиентам выбирать рынок сбыта в обеих сводных таблицах с помощью единственного раскрывающегося списка.

При выборе в раскрывающемся списке нового элемента размеры столбцов автоматически изменяются, чтобы вместить все отображаемые в них данные. Подобное поведение программы порядком надоедает при форматировании шаблона рабочего листа. Можно предотвратить его, если щелкнуть на сводной таблице правой кнопкой мыши и выбрать команду Параметры сводной таблицы . На экране появится одноименное диалоговое окно, в котором необходимо сбросить флажок Автоматически изменять ширину столбцов при обновлении .

Заметка написана на основе книги Джелен, Александер. . Глава 12.

Для этого нужно открыть редактор Visual Basic Editor (комбинация клавиш «Alt+F11» или кликнуть правой кнопкой мыши на ярлык любого листа и выбрать «Исходный текст» или же в группе «Код» вкладки меню «Разработчик» щелкнуть по пункту «Visual Basic») и вставить в проект стандартный модуль. А в этот модуль добавить два кода программы (см. рисунок 8. ) – и .

Dim sheet As Worksheet Dim cell As Range With ActiveWorkbook For Each sheet In ActiveWorkbook.Worksheets Set cell = Worksheets(1).Cells(sheet.Index, 1) Worksheets(1).Hyperlinks.Add anchor:=cell, Address:="", SubAddress:=""" & sheet.Name & """ & "!A1" cell.Formula = sheet.Name

Как оптимизировать выборку нескольких искомых значений из разных таблиц в Excel

При подготовке отчетов о суммах и сроках оплаты по нескольким отдельным поставщикам нередко приходится перебирать существенное количество данных (таблиц), прежде чем найдется искомая информация.

Оптимизировать выборку нескольких искомых значений (сумм оплаты по разным поставщикам) по одному параметру (например, по дате) из небольшого количества таблиц можно практически по той же схеме, что и с той лишь разницей, что на листе «Оглавление книги» будет отражен и список названий таблиц, участвующих в выборке и ее результаты, а кроме того, будет применяться немного другая формула поиска по таблицам:

«=ВПР($C$1;ДВССЫЛ(A2);2;ЛОЖЬ)», где:

• ячейка C1 (номер квартала) – задает значение параметра;
• «ДВССЫЛ(А2)» – определяет текстовую ссылку на именованный диапазон, название которого находится в ячейке А2;
• «2» – это номер столбца исходных таблиц поставщиков, в которых находятся необходимые нам суммы оплаты;
• «ЛОЖЬ» (можно заменить на 0) – указывает функции ВПР, на то, что требуется найти точное соответствие.